الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية: دليل مبسط للمنشآت
الفاتورة الإلكترونية (فاتورة) أصبحت إلزامية على المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة في المملكة، وتُطبَّق على مرحلتين. في هذا الدليل نشرح ببساطة الفرق بين المرحلتين، ووش المطلوب منك في المرحلة الثانية، وكيف تستعد لها قبل موعد الربط.
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
هي فاتورة تُصدر وتُحفظ بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بدلاً من الفواتير الورقية أو المكتوبة يدوياً. ويشمل ذلك أيضاً الإشعارات الدائنة والمدينة.
المرحلة الأولى: الإصدار والحفظ
بدأت في 4 ديسمبر 2021، وفيها تلتزم المنشأة بإصدار فواتيرها وحفظها بنظام إلكتروني متوافق، مع إضافة رمز الاستجابة السريعة (QR) على الفواتير المبسطة، وتضمين الحقول المطلوبة مثل الرقم الضريبي للبائع وتاريخ ووقت الفاتورة والمبلغ وضريبة القيمة المضافة.
المرحلة الثانية: الربط والتكامل
بدأت في 1 يناير 2023 وتُطبَّق على موجات، وتبلّغ الهيئة كل منشأة مستهدفة بموعد ربطها قبل 6 أشهر على الأقل. في هذه المرحلة يرتبط نظام الفوترة لديك بمنصة «فاتورة» التابعة للهيئة، ويختلف التعامل حسب نوع الفاتورة:
| نوع الفاتورة | لمن؟ | ماذا يحدث في المرحلة الثانية |
|---|---|---|
| الفاتورة الضريبية | بين المنشآت (B2B) | اعتماد (Clearance): تُرسل للهيئة وتُعتمد أولاً، ثم تُشارك مع المشتري. |
| الفاتورة الضريبية المبسطة | للأفراد (B2C) | إبلاغ (Reporting): تُسلَّم للعميل مباشرة، وتُرسل للهيئة خلال 24 ساعة كحد أقصى. |
أهم المتطلبات التقنية
- إصدار الفاتورة وحفظها بصيغة XML، أو PDF/A-3 مع ملف XML مضمّن.
- ختم تشفير (Cryptographic Stamp) على الفواتير لحمايتها من التلاعب.
- رمز QR يحتوي اسم البائع ورقمه الضريبي وتاريخ ووقت الفاتورة والإجمالي مع الضريبة ومبلغ الضريبة.
- ربط كل جهاز أو نظام يصدر فواتير بمنصة «فاتورة».
كيف تستعد للمرحلة الثانية؟
- تأكد من نظامك: استخدم برنامجاً متوافقاً مع المرحلة الثانية من مزود حلول مدرج في القائمة التي تنشرها الهيئة.
- اربط أجهزتك بالمنصة: من بوابة «فاتورة» تُنشئ رمز تحقق لمرة واحدة (OTP) وتُدخله في النظام خلال مدته، فيتم ربط الجهاز.
- راجع بياناتك: الرقم الضريبي، والعنوان الوطني، وبيانات العملاء من المنشآت لأنها مطلوبة في الفاتورة الضريبية.
- درّب فريقك: على إصدار الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة بالطريقة الصحيحة.
- ابدأ قبل الموعد: لا تنتظر آخر أسبوع؛ جرّب الإصدار والإرسال وتأكد أن كل شيء يعمل.
للاطلاع على التفاصيل والتحديثات الرسمية راجع موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.